Documenten, legalisatie en verificatie

• U heeft een recent origineel gewaarmerkt afschrift van de akte of uitspraak nodig.
• Soms betekent deze eis tot legalisatie van een document dat u zelf met het document naar uw land van herkomst dient te gaan om te zorgen voor de nodige legalisatieverklaringen.
• Vaak kunt u een document laten legaliseren met de hulp van familie in uw land van herkomst.

Legalisatie en verificatie van documenten is bedoeld om zekerheid te verkrijgen over de echtheid en betrouwbaarheid van documenten afkomstig uit het buitenland. Het gaat hierbij voornamelijk om akten en rechterlijke uitspraken. U heeft deze papieren nodig om u in te schrijven in de persoonsgegevens van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) of om te kunnen trouwen, scheiden of kinderen te erkennen.

Als rechtsfeiten bewezen moeten worden, zijn hier vaak documenten over nodig. Deze rechtsfeiten zijn bijvoorbeeld geboorte, huwelijk, overlijden, echtscheiding, erkenning, adoptie en naamswijziging.

Als de rechtsfeiten buiten Nederland hebben plaatsgevonden, moet u buitenlandse documenten kunnen overleggen. Er bestaan diverse internationale overeenkomsten over de acceptatie van documenten tussen landen. Is er geen overeenkomst, dan eist Nederland een dubbele legalisatie. De meeste Europese landen hebben met elkaar afgesproken dat onderlinge legalisatie niet nodig is. Als legalisatie wel nodig is, is een gewaarmerkt afschrift van een akte of een rechterlijke uitspraak meestal voldoende. De afgevende autoriteit kan een document waarmerken (legalisatie).

Documenten die zijn opgesteld in het Nederlands, Engels, Duits of Frans behoeven niet te worden vertaald. Overige documenten moeten worden vertaald door een beëdigd vertaler.

Internationale uittreksels uit de registers van de burgerlijke stand (op basis van het Verdrag van Wenen) zijn vrijgesteld van legalisatie. 

Op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken www.minbuza.nl kunt u zelf nakijken of een document enkelvoudig (apostille) of dubbel gelegaliseerd moet worden.

Documenten afgegeven door in Nederland gevestigde buitenlandse ambassades of consulaten moeten door het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd.        

Legalisatie

• Als het een land betreft dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag dan is een enkele legalisatie voldoende. Dit betekent dat het door de afgevende autoriteit gewaarmerkte document bij een hogere autoriteit in het betreffende land aangeboden moet worden ter legalisatie. De hogere autoriteit is meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken of Justitie.
• Als het een land betreft dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag dan moet het document na de enkele legalisatie nogmaals gelegaliseerd worden door de Nederlandse ambassade of het consulaat in het betreffende land. De handtekening van de hogere autoriteit wordt daar voor echt verklaard.

Verificatie

• Als een document inhoudelijk onbetrouwbaar is dan moet dit document geverifieerd worden.
• Een verzoek tot verificatie wordt vrijwel altijd door de instantie gedaan die het document nodig heeft. Deze richt een verzoek aan de gemeente.
• De gemeente stuurt het verzoek door naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Het ministerie verzendt het document naar de Nederlandse vertegenwoordiging in het land van herkomst van het document. De ambassade of het consulaat laat bij de betreffende autoriteiten het document verifiëren op echtheid van het stuk en op inhoud.
• De ambassade of het consulaat zendt het document terug naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
• Het ministerie van Buitenlandse Zaken voorziet het document van een begeleidend schrijven en stuurt het door naar uw gemeente. In dit schrijven geeft het ministerie aan of het document vals of vervalst is, of dat het wordt geaccepteerd.

Contact met de gemeente

Op de contactpagina vindt u meer informatie over openingstijden, locaties en belangrijke telefoonnummers.

• Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens