Evenement organiseren

Volgende gegevens zijn nodig:

compleet ingevuld aanvraagformulier (of een digitale aanvraag). De volgende gegevens moeten bijgevoegd worden (indien bij uw evenement van toepassing):

• Wordt de vergunning aangevraagd namens een vereniging of stichting dan moet er een afschrift van een machtiging bijgevoegd worden, bijvoorbeeld een uittreksel verenigingsregister waarin u als bestuurslid staat.

• een gedetailleerde plattegrond/tekening van het evenemententerrein.

• programmaoverzicht.

• wanneer u een tent plaatst groter dan 100 m2 of waar meer dan 50 personen tegelijkertijd aanwezig zijn heeft u een gebruiksvergunning nodig, hiervoor moet u de volgende gegevens bijvoegen:

• • Een situatietekening in 2-voud op een schaal niet kleiner dan 1:1000, waarop vermeld:

  • de positie van de inrichting(en);

  • de inrichting van het open terrein.

  • Een bouwkundige plattegrondtekening in 2-voud van de inrichting(en) op een schaal van tenminste 1:100, waarop aangegeven:

  • de indeling en de bestemming c.q. functie van de verschillende ruimten;

  • de toegang(en);

  • voorzover aanwezig, de plaats van brandveiligheidsvoorzieningen, zoals blusmiddelen, nood- en transparantverlichting, nooduitgangen (aantal en breedte)  etc.;

  • indien van toepassing, de opstellingsruimte(n) waarbinnen tafels, stoelen, stand en/of podia worden geplaatst.

  • Voor een inrichting als bedoeld in punt 4 (artikel 2, eerste lid, onder a, van de brandbeveiligingsverordening), daarenboven: een plattegrond in 2-voud op een schaal van tenminste 1:100, aangevende de vrij te houden gang- en looppaden en de overige voor het publiek beschikbare vrije vloeroppervlakte.

  • Voor een inrichting als bedoeld in punt 4 (artikel 2, eerste lid, onder a, van de brandbeveiligingsverordening), voor zover daarin ten behoeve van de gebruikers zitplaatsen in rijen worden opgesteld; daarenboven; een plattegrondtekening in 2-voud op een schaal van tenminste 1:100, aangevende de opstelling van de zitplaatsen, de vrij te houden gang- en looppaden en de overige voor het publiek beschikbare vrije vloeroppervlakte.

  • Opstellingsplannen moeten voldoen aan het gestelde in artikel 2.3.1 van het Besluit brandveilig gebruik bouwwerken (Gebruiksbesluit).

• Indien er marktkramen worden geplaatst moet er een lijst van deelnemers en hun verkoopwaar worden bijgevoegd.
• Indien er tijdelijk bouwwerken (denk aan podia, tribunes e.d.) worden geplaatst moet u: 

1. de beschikking hebben over certificaten van de leverancier en bouwers  van de tijdelijke constructies waaruit blijkt dat resp. de materialen en ontwerpen deugdelijk zijn en dat zij op correcte wijze opbouwen. Op verzoek van politie, brandweer of toezicht dient u deze certificaten te overhandigen;
2. Bij een standaard ontwerp van een tijdelijke constructie moet de leverancier en/of de bouwer een volledig bouwboek met statische berekeningen beschikbaar stellen. Bij een speciaal ontwerp worden tekeningen en berekeningen van een constructeur gevraagd;
3. Er dient ook te worden aangegeven of het evenement bij alle weersomstandigheden kan doorgaan;
4. Tijdens de opbouw van de constructies moet het bouwboek aanwezig zijn, voor speciale constructies of afwijkingen moeten de tekeningen en berekeningen van de leverancier van het materiaal of de constructeur er zijn. Tijdens het opbouwen moet minimaal één controle op de juiste uitvoering door een gecertificeerd bedrijf plaatsvinden. De naam en contactgegevens van dit bedrijf moeten per direct beschikbaar zijn;
5. Als gebreken worden geconstateerd in de constructieve veiligheid van de tijdelijke constructies wordt dit beschouwd als een spoedeisend geval. Bij een overtreding van de voorschriften wordt (waar de situatie het toelaat) met een mondelinge vooraankondiging gewerkt en een korte begunstigingstermijn. Als de overtreding niet direct wordt beëindigd, volgt bestuursdwang en mag de constructie niet in gebruik worden genomen;

• Indien er verkeersmaatregelen getroffen moeten worden moet er een plattegrond bijvoegd worden waarop de straten zijn aangegeven waarvoor u een maatregel aanvraagt.
• wanneer er gebruikt gemaakt moet worden van verkeersregelaars geldt het volgende:  Voor het geven van aanwijzingen in en/of aan het verkeer is het noodzakelijk dat u gebruik maakt van gediplomeerde verkeersregelaars. Deze mensen dienen opgeleid/geïnstrueerd te worden door de politie. U dient derhalve uiterlijk 6 weken voor de datum van uw evenement contact op te nemen met de Politie op telefoonnummer 0900-8844 of mailen naar: verkeersregelaar@ijsselland.politie .nl . Daarnaast dient er voor de verkeersregelaars een aanvullende verzekering te worden afgesloten.
• wanneer uw evenement valt onder een C- evenement moet er een veiligheidsplan bij de aanvraag gevoegd worden. In sommige gevallen kan de gemeente ook bij een B- evenement om een veiligheidsplan vragen. Een standaard format van dit plan kunt u opvragen bij de gemeente.
• indien er gebruik gemaakt wordt van vuurwerk moet er door een professioneel bedrijf die het vuurwerk zal gaan ontsteken 14 weken voor de datum van het evenement een vergunning aan gevraagd worden bij de provincie Overijssel, postbus 10078, 8000 GB Zwolle.
• wanneer er alcohol geschonken gaat worden moet er een ontheffing artikel 35 drank en horecawet gedaan worden. Deze vindt u als bijlage bij de aanvraag evenementen vergunning. Degene aan wie de vergunning voor de drank en horeca zal worden afgegeven zal daadwerkelijk aanwezig moeten zijn. Er mogen meerdere mensen op de vergunning staan. Deze moeten in het bezit zijn van een diploma SVH. Per mobiele tap dient er minimaal een persoon met een SVH-verklaring aanwezig te zijn.

  -  Geef de plaats van de horeca op de situatietekening duidelijk aan met HOR.

  -  Kopieën van de SVH-diploma's moeten bij de aanvraag worden meegezonden. 

• Wanneer er tijdens het evenement gebruikgemaakt wordt van commerciële activiteiten, dient u aan te geven hoeveelstandplaatsen er worden ingenomen en wat hier wordt verkocht. U dient per standplaatshouder een uittreksel van de Kamer van Koophandel bij te voegen.  

Indien uw evenement aan de volgende voorwaarden voldoet, is een melding aan de gemeente voldoende (u hoeft dan geen vergunning aan te vragen):

1. er komen niet meer dan 100 bezoekers;
2. het evenement niet langer dan 1 dag duurt;
3. het evenement vindt plaats op een doordeweekse dag (ma t/m vr) of op een   zaterdag tussen 07.00 uur en 23.00 uur of op een zondag tussen 13.00 uur en 23.00 uur;
4. er wordt geen muziek ten gehore gebracht op een doordeweekse dag (ma t/m vr) of op een zaterdag vóór 07.00 uur of na 23.00 uur, of op zondag vóór 13.00 uur en na 23.00 uur;
5. er alleen kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object;
6. er een organisator is die binnen 7 werkdagen voorafgaand aan het evenement een melding heeft gedaan aan de gemeente;
7. het evenement niet plaatsvindt op de openbare weg of gedeelte daarvan als bedoelt in de wegenverkeerswet 1994 voor zover sprake is van een weg gelegen buiten de bebouwde kom of een weg gelegen binnen de bebouwde kom met een belangrijke functie voor het verkeer en/of hulpdiensten.

De burgemeester kan binnen 5 dagen na ontvangst van de melding besluiten het evenement te verbieden als hij denkt dat de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt.

Indien u niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet moet u een evenementenvergunning aanvragen.

Een evenementenvergunning wordt verleend o.g.v. artikel 2:24 en 2:25 Algemene Plaatselijke Verordening.

Het beleid is vastgelegt in het evenementenbeleid "Trots op dEVENEMENTEN".

Aanvragen
Er wordt onderscheid gemaakt in A-, B- en C- evenementen. Dit onderscheid wordt voornamelijk bepaald door de mate van de risico's op het gebied van openbare orde en veiligheid, aanwezigheid van risicogroepen, geluidsoverlast en eventuele gevolgen voor het verkeer.

• A-evenement: laag risico-evenement, waarbij sprake is van een beperkte impact op de directe woonomgeving en het verkeer;
• B-evenement: gemiddeld risico-evenement, waarbij sprake is van een grote impact op de directe woon- en leefomgeving en/of gevolgen voor het verkeer;
• C-evenement: hoog risico-evenement, waarbij sprake is van een grote impact op het woon- en leefklimaat van de stad of een dorp en/of sprake is van regionale gevolgen voor het verkeer.

B- en C- evenementen moeten vóór 15 december van het voorafgaande jaar door middel van een meldings formulier worden gemeld. Het evenement wordt dan op de evenementenkalender geplaatst, deze wordt vastgesteld door het college. Hiermee is nog geen vergunning verleend!

Een A-evenement moet ten minste 3 weken voor aanvang van het evenement worden aangevraagd;

Een B-evenement moet ten minste 8 weken voor aanvang van het evenement worden aangevraagd.

Een C-evenement moet ten minste 12 weken voor aanvang van het evenement worden aangevraagd.

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning moet u een officiële aanvraag indienen. Deze kunt u digitaal aanvragen of door middel van het invullen van een papieren aanvraagformulier.

Het is erg belangrijk dat de aanvraag compleet met de benodigde gegevens (denk aan veiligheidsplan, constructiegegevens, tekeningen e.d.) en op tijd wordt ingediend. Onvolledige (of te laat ingediende) aanvragen kunnen niet juist worden beoordeeld. Dit kan tot gevolg hebben dat de vergunning niet kan worden verleend en uw evenement niet kan plaats vinden.

Digitaal aanvragen
Voor dit product of deze dienst kunt u de online aanvraag invullen en rechtstreeks via onze website insturen. U ontvangt per e-mail een ontvangstbevestiging (pdf). Na drie werkdagen krijgt u een behandelnummer. Onder vermelding van dit behandelnummer kunt u eventuele bijkomende stukken digitaal of via post opsturen.

Papieren aanvraag 
U kunt het aanvraagformulier handmatig invullen, u moet alle gevraagde gegevens bijvoegen. U kunt de aanvraag opsturen naar:

Gemeente Deventer

t.a.v. het Team vergunningen

Postbus 5000

7400 GC  Deventer

Na ontvangst wordt uw aanvraag ingeboekt, u ontvangt via de reguliere post een ontvangstbevestiging. Na drie werkdagen ontvangt u een behandelnummer. Onder vermelding van dit behandelnummer kunt u eventuele bijkomende stukken digitaal of via post opsturen.

Behandeling van de aanvraag
Uw aanvraag wordt besproken in de evenementencommissie. Deze commissie bestaat in eerste instantie uit het team Vergunningen, de politie, de brandweer en het team toezicht. Vanuit de diverse disciplines wordt er advies gegeven over de betreffende aanvraag. De adviezen worden vastgelegd in afspraken en voorschriften in de uiteindelijke evenementenvergunning. Deze afspraken kunnen betrekking hebben op openbare orde, het voorkomen of beperken van overlast, veiligheid, brandveiligheid, verkeersmaatregelen, reiniging, flora en fauna, communicatie, etc. 

Het toetsen van de aanvraag is gebasserd op ervaringen uit het verleden, de adviezen van de verschillende disciplines en de in de APV genoemde belangen van:

a. de openbare orde;

d. de openbare veiligheid;

c. de volksgezonheid;

d. en de bescherming van het milieu.

Indien er een vergunning wordt verleend wordt deze uiteindelijk via de post naar u toegestuurd.

• Algemene Plaatselijke Verordening
• Evenementenbeleid gemeente Deventer