Een groot evenement organiseren

Wil je een evenement organiseren voor publiek, bijvoorbeeld een sportwedstrijd, popconcert of braderie? Dan heb je een evenementenvergunning nodig. Is het een klein evenement, dan doe je een melding aan de gemeente.

Wij beoordelen vooraf of het evenement kan plaatsvinden. Wij kijken bijvoorbeeld of de hulpdiensten voldoende ruimte hebben om snel hulp te kunnen verlenen, of de plek geschikt is en of de overlast voor anderen niet te groot is. Waar nodig vragen we advies aan brandweer of politie. Zo blijft Deventer veilig en prettig voor iedereen.

Verderop vind je de aanvraagformulieren voor je evenement. Daarin staat ook welke gegevens wij opvragen.

Nieuwsbrief

Je kan je hieronder aanmelden voor de nieuwsbrief voor evenementenorganisatoren. In deze nieuwsbrief ontvangt je jaarlijks de uitnodiging om je evenement aan te melden voor de Evenementenkalender. Ook sturen wij een aantal keer per jaar informatie over interessante en belangrijke onderwerpen rondom evenementen.

Hoe werkt het?

Digitaal aanvragen, tussendoor opslaan en terugkijken

De vergunning kan digitaal aangevraagd worden. Bij voorkeur via eHerkenning, omdat je dan automatisch gemachtigd bent en de organisatie waarvoor je de aanvraag doet, aansprakelijk en verantwoordelijk is. 

Doe je de aanvraag wèl met DigiD? Zorg dan dat je gemachtigd bent en vul in namens welke stichting, bedrijf of vereniging je  de vergunning aanvraagt. Zo voorkom je dat je aanvraagt op persoonlijke titel en dan ook persoonlijk aansprakelijk bent.  

Je kan de aanvraag tussendoor opslaan of terugkijken op je eigen persoonlijke inlogpagina: MijnGemeente.

Melding in plaats van vergunning

Voor kleinere evenementen is niet altijd een vergunning nodig. Bijvoorbeeld als je een straatfeest houdt in een straat zonder druk verkeer. Je kan dan een melding klein evenement doen bij de gemeente. Controleer bij ‘Voorwaarden’ of je hiervoor in aanmerking komt.

Kom je er niet uit? Bel ons dan via 14 0570. De collega's van Evenementen helpen je graag.

A-, B- en C-evenementen

Wij onderscheiden A-, B- en C- evenementen. Dit hangt af van de risico's op het gebied van openbare orde en veiligheid, geluidsoverlast en eventuele gevolgen voor het verkeer.

  • A-evenement: laag risico-evenement met een beperkte impact op de directe woonomgeving en het verkeer;
  • B-evenement: gemiddeld risico-evenement met een grote impact op de directe woon- en leefomgeving en/of gevolgen voor het verkeer;
  • C-evenement: hoog risico-evenement met een grote impact op het woon- en leefklimaat van de stad of een dorp en/of sprake is van regionale gevolgen voor het verkeer

Complete aanvraag

Dien je aanvraag compleet en op tijd in. Hieronder lees je welke gegevens wij nodig hebben om de vergunning te verlenen. Is je aanvraag niet compleet of vraag je de vergunning te laat aan? Dan neem je het risico dat wij de aanvraag niet meer kunnen beoordelen. Dat kan betekenen dat je evenement niet doorgaat.

Wij beoordelen of je evenement kan plaatsvinden. Daar hebben wij gegevens voor nodig. Sommige gegevens hebben wij altijd nodig, andere gegevens zijn afhankelijk van het evenement. In het aanvraagformulier staat aangegeven in welke situatie je bijlagen meestuurt.  

Wij vragen je in elk geval aan te leveren:

  • compleet ingevuld aanvraagformulier evenementenvergunning
  • plattegrond of tekening van het evenemententerrein
  • informatie of er wel of geen alcohol verstrekt wordt

Wij kunnen bijvoorbeeld aanvullende gegevens vragen over:

  • bewijs dat je gemachtigd bent, als je aanvraagt namens een vereniging of stichting
  • veiligheidsplan (bij C- evenementen en sommige B-evenementen)
  • constructie, bijvoorbeeld bij een plaatsen van een grote tent, podia of tribunes
  • verkeersmaatregelen en verkeersregelaars (houd rekening met opleiding van verkeersregelaars).
  • afsteken van vuurwerk (dit regel je met de provincie)

Hebben wij specifieke informatie nodig, dan nemen wij contact met je op.

Wilt je de vergunning aanvragen? Je kan de aanvraag digitaal indienen (inloggen via e-Herkenning)(Verwijst naar een externe website). Je kan tussendoor opslaan en verdergaan via uw persoonlijke inlogpagina: MijnGemeente.

Je kan de aanvraag ook mailen naar evenementen@deventer.nl(Verwijst naar een e-mailadres). 

Locaties en omgevingsplan

Op een aantal locaties zijn speciale voorwaarden van toepassing. Dit geldt onder andere voor het evenemententerrein aan de Roland Holstlaan. Heb je interesse om hier jouw evenement te organiseren, neem dan contact op met team Evenementen van de gemeente. Stuur een e-mail naar evenementen@deventer.nl(Verwijst naar een e-mailadres).

Wet Natuurbescherming: vergunning of ontheffing

Als je een buitenevenement organiseert, heb je mogelijk een vergunning of ontheffing nodig op grond van de Wet natuurbescherming. De wet beschermt Nederlandse natuurgebieden en planten- en diersoorten. Ook de uitstoot van stikstof is van belang. Bekijk onze samenvatting voor organisatoren van evenementen. 

Wil je de vergunning of ontheffing aanvragen, dan kan je bij de provincie Overijssel(Verwijst naar een externe website) terecht. Daar vind je ook uitgebreide informatie. 

Verkeersregelaars

Verkeersregelaars kunnen de persoonlijke instructieverklaring aanstellingsbesluit verkeersregelaars(Verwijst naar een externe website) uploaden. Log in met DigiD. Woon je niet in Deventer, dan moet je misschien je persoonlijke gegevens invullen op de website. 

Aanvraag wordt gepubliceerd

Dien je een aanvraag in? Houd er dan rekening mee dat wij verplicht zijn deze te publiceren. Dit is geregeld in artikel 12 van de Bekendmakingswet. Bij de publicatie vermelden wij geen privacygevoelige gegevens. Als wij de aanvraag publiceren, betekent dat nog niet dat je aanvraag ook wordt toegekend.

Kosten

De kosten bestaan uit leges voor de aanvraag en uit precariobelasting. Hoeveel je betaalt, hangt af van de aard en omvang van het evenement.

Leges A-evenement € 227
Leges B-evenement € 565
Leges C-evenement € 1.417

Als je van de openbare grond gebruik maakt, betaal je € 91,04 precariobelasting.

Is de vergunning verleend en wil je iets kleins wijzigen? Een ondergeschikte wijziging kost € 48.

Evenementenvergunning tijdig aanvragen

Vraag de evenementenvergunning tijdig aan:

  • A-evenement: minimaal 8 weken voor aanvang van het evenement
  • B-evenement: minimaal 8 weken voor aanvang van het evenement
  • C-evenement: minimaal 12 weken voor aanvang van het evenement

Vergunning of melding

Je kan een vergunning aanvragen voor A-, B- en C- evenementen. Dat hangt af van de risico's, geluidsoverlast en eventuele gevolgen voor het verkeer. In bepaalde gevallen hoef je voor een kleiner evenement geen vergunning aan te vragen, maar is een melding voldoende.

Melding in plaats van vergunning

Je hoeft geen vergunning aan te vragen maar alleen een melding klein evenement te doen als je evenement voldoet aan alle volgende voorwaarden:

  • maximaal 100 bezoekers
  • het evenement duurt maximaal 1 dag
  • het evenement vindt plaats:
    • op maandag t/m zaterdag tussen 07.00 uur en 23.00 uur of
    • op zondag tussen 13.00 uur en 23.00 uur
  • je plaatst alleen kleine objecten (oppervlakte van minder dan 10 m2 per object)
  • een organisator heeft binnen 7 werkdagen voorafgaand aan het evenement een melding gedaan aan de gemeente
  • het evenement vindt niet plaats:
    • buiten de bebouwde kom: op de openbare weg, of
    • binnen de bebouwde kom: op de openbare weg met een belangrijke functie voor verkeer of hulpdiensten

Voldoet je evenement niet aan deze voorwaarden? Vraag dan een evenementenvergunning aan.

Burgemeester kan verbieden

De burgemeester kan binnen 5 dagen na ontvangst van de melding besluiten het evenement te verbieden. Dat kan bij mogelijk gevaar voor:

  • de openbare orde
  • de openbare veiligheid
  • de volksgezondheid
  • het milieu

Evenementencommissie beoordeelt de aanvraag

Je aanvraag wordt besproken in de evenementencommissie. Deze commissie bestaat uit medewerkers van:

  • team Evenementen
  • politie
  • brandweer

Vanuit verschillende vakgebieden winnen wij advies in over jouw aanvraag. Bijvoorbeeld over:

  • openbare orde
  • beperking van overlast
  • (brand)veiligheid
  • volksgezondheid
  • verkeersmaatregelen
  • reiniging
  • flora en fauna
  • communicatie

De adviezen komen als afspraken en voorschriften terecht in de evenementenvergunning. Bij hun advies houden de medewerkers rekening met ervaringen uit het verleden.

Ballonnen

De gemeente raadt het oplaten van ballonnen af. Alle ballonnen komen ook weer ergens neer en veroorzaken daar schade aan dier en natuur. Ook ballonnen die afbreekbaar zijn want het duurt jaren voordat ze zijn vergaan. Er zijn allerlei feestelijke alternatieven(Verwijst naar een externe website) voor het gebruik van ballonnen.

Wegwerpartikelen

De gemeente adviseert het gebruik van plastic wegwerpartikelen zo veel mogelijk te beperken. Wegwerpartikelen als plastic bekers, flesjes en snackverpakkingen zijn een belasting voor het milieu. Informatie over hoe je voor jouw evenement minder wegwerpplastic kunt gebruiken, vind je op www.greenevents.nl(Verwijst naar een externe website). 

Circus organiseren

Wil je een circus organiseren? Neem contact op met de gemeente via telefoonnummer 14 0570. Je moet de vergunning aanvragen vóór het begin van een nieuw kalenderjaar.

Toertocht of puzzelrit organiseren

Wil je een toerrit organiseren waarbij de route door meerdere gemeenten gaat, zoals een toertocht voor auto’s of een fietspuzzelrit? Vraag dan per gemeente een 'verklaring van geen bezwaar' aan.

Download het aanvraagformulier (pdf). Stuur het in via: 

Organiseer je een wedstrijd? Vraag dan een ontheffing(Verwijst naar een externe website) aan bij de provincie. De provincie neemt hierover contact op met de gemeente. Houd rekening met eventuele verkeersregelaars.

In de gemeente waar de start en/of finish met verschillende activiteiten plaatsvindt vraag je tevens een evenementenvergunning aan.

Regelgeving

  • Een evenementenvergunning wordt verleend op grond van artikel 2:24 en 2:25 Algemene Plaatselijke Verordening.
  • Kijk voor het evenementenbeleid op www.deventer.nl/evenementenbeleid

Heb je vragen over het organiseren van een evenement? Neem contact op met de vakgroep Evenementen via mail: evenementen@deventer.nl(Verwijst naar een e-mailadres). Of bel 14 0570(Verwijst naar een telefoonnummer).

Scroll naar boven naar het begin van de paginainhoud