Voorschriften inhoud projectplan subsidie

Bij de subsidieaanvraag dien je een projectplan in. In dit projectplan geef je stap voor stap inhoud aan de activiteit (het project) waarvoor subsidie wordt aangevraagd. 

Deze voorschriften zijn voor iedereen bestemd die een aanvraag wil indienen in het kader van één van de 3 onderdelen:

• A. Professionele culturele producties en/of presentaties

• B. Activiteiten cultuureducatie

• C. Culturele projecten met aantoonbare betekenis voor de economie Deventer

Het projectplan is samen met de begroting het belangrijkste onderdeel van je aanvraag. Je beschrijft daarin zo helder en concreet mogelijk wat je wilt gaan doen en waarom.

Aanvragen worden aan de hand van de volgende criteria getoetst:

• Artistiek-inhoudelijke kwaliteit

• Zakelijke en organisatorische kwaliteit

• Betekenis voor de stad

• Lengte: het projectplan bevat maximaal 10 A4-pagina’s exclusief bijlagen

• De pagina’s zijn genummerd

• Format: A4

• Als bijlagen worden toegestaan: beeldmateriaal, begroting, jaarverslag, jaarrekening en balans

Besteed aandacht aan onderstaande onderwerpen in de volgorde zoals ze hieronder aan bod komen.

Visie en ambitie

Omschrijf de missie, visie en doel van je organisatie, toegespitst op het project. Omschrijf de ambities van je organisatie met het project.

Culturele activiteit(en)

Welke activiteiten ben je van plan uit te voeren en hoe ga je die bereiken? Besteed vanuit het eigen profiel aandacht aan onderstaande criteria. De commissie toetst de criteria aan de achtergrond en het profiel van de organisatie. Dat betekent dat bij sommige organisaties het ene criterium zwaarder kan wegen dan het andere criterium.

Artistiek-inhoudelijke kwaliteit

In dit hoofdstuk geef je een korte omschrijving van de inhoud, vorm en het artistieke plan. Kernbegrippen bij de beoordeling zijn vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid. Het gaat niet alleen om bewezen kwaliteit, uit eerdere ervaringen, maar ook om (potentiële) kwaliteit in de toekomst.

Vakmanschap gaat over de vaardigheden van de makers. Zeggingskracht gaat over de impact van de activiteiten op het publiek. Dat wil zeggen dat de activiteiten aansprekend zijn voor de doelgroep die de organisatie wil bereiken. De oorspronkelijkheid gaat over het herkenbare (artistieke) karakter van de organisatie, die onlosmakelijk verbonden is met de betreffende organisatie. Hierdoor wordt een bijzondere of zelfs unieke bijdrage aan het culturele veld in Deventer geleverd.

De volgende vragen kunnen als richtlijn dienen.

• Wat is het doel van het project?

• Een toelichting op de artistiek-inhoudelijke kwaliteit van het project, gerelateerd aan de doelstelling van het project. Onderbouw hierbij de keuzes. Hoe ga je dit bereiken?

• Hoe komen de missie en visie van de instelling/organisatie terug in het project?

• Welke inhoudelijke invalshoek kies je in dit project, in de thematiek of het repertoire? Waarom is juist voor die invalshoek gekozen?

• Wat zijn de doelgroepen en waarom kies je voor deze doelgroepen? Wat wil je bij deze doelgroepen teweegbrengen met je project?

• Wat is je doelstelling op het vlak van publieksbereik (het verwachte aantal bezoekers)? Formuleer deze doelstelling zo realistisch mogelijk.

• Waar vindt het project plaats, hoe vaak en wanneer vindt het project plaats?

• Wat wil je bij de deelnemers aan het project en het eventuele publiek bewerkstelligen?

• Welke kansen zie je en welke bedreigingen zijn er voor dit project?

Zakelijke en organisatorische kwaliteit

In dit hoofdstuk beoordeelt de Adviesraad Cultuur in hoeverre de aanvraag een heldere aanpak heeft. De aanvraag heeft een duidelijke doelstelling met daarbij passende activiteiten en een realistische planning. Daarnaast wordt beoordeelt of de aanvragers voldoende beschikken over de kennis en ervaring die nodig is om de genoemde activiteiten in het projectplan uit te voeren.

We toetsen of de begroting inzichtelijk, redelijk en realistisch is. Hierbij kijken we onder meer of de begroting aansluit op de activiteiten zoals beschreven in het projectplan, de vergoeding van betrokkenen die het project mogelijk maken en de bijdragen van de betrokken organisaties en derden. Ook kijken we naar de financiële situatie van de organisatie zoals die blijkt uit gepubliceerde jaarverslagen. Is de organisatie stabiel? Heeft de organisatie de aangevraagde subsidie nodig om het project uit te voeren?

Ook kijken we naar de zichtbaarheid: is er een heldere visie op welk publiek de organisatie wil bereiken? Is het marketing- en communicatieplan realistisch en passend om het beoogde publiek te bereiken? Is (het resultaat van) de activiteit naast het presentatiemoment nog breder zichtbaar in de stad, door bijvoorbeeld bijzondere PR en marketing, randprogrammering en/of samenwerkingspartners? Bereikt de organisatie een nieuw en meer divers publiek?

We kijken naar het ondernemerschap: in hoeverre slaagt de organisatie erin draagvlak te creëren voor het aanbod en het vinden van het juiste publiek (in aard en omvang). Is de organisatie in staat ook andere financieringsbronnen aan te boren. Is de mix van bijdragers evenwichtig? Een toelichting op de begroting is uitdrukkeljk gewenst.

Is de aanvraag een aanvraag waarbij het gaat om de voortzetting van- of vervolg op een bestaande activiteit geef dan een evaluatie van de voorgaande activiteit. Daarbij let de commissie vooral op de lessen die geleerd zijn uit eerdere edities: hoe is er geëvalueerd en hoe werken de resultaten daarvan door in deze aanvraag?

Tot slot kijken we naar de toepassing van de culturele codes. 

De volgende vragen kunnen als richtlijn dienen.

Organisatie

• Wat is de organisatorische aanpak van het project?

• Heb jij (of de instelling/organisatie) ervaring met het realiseren van projecten met deze inhoud en van deze omvang en licht dit toe.

• Hoe zien het werkproces en het eindresultaat van het project eruit?

• Wie zijn er allemaal bij dit project betrokken en zijn dit (semi)professionals?

• Wie zijn samenwerkingspartners? Is er sprake van een andere samenwerking op artistiek/inhoudelijk/zakelijk vlak (bijvoorbeeld met andere organisaties)? Zo ja, wat voegt dit toe aan het project?

• Welke strategie hanteer je op het gebied van deelnemersbijdragen en toegangsprijzen?

• Is de marketing- en communicatiestrategie realistisch?

• Is de aanvraag een aanvraag waarbij het gaat om de voortzetting van een bestaande activiteit, geef dan een evaluatie van de voorgaande activiteit.

• Hoe ziet de planning van het project eruit?

Financiën

Beschrijf hoe de financiën van het project eruitzien. Dit is een toelichting op de begroting.

• Welke bijdrage vraag je aan en waarvoor heb je die nodig?

• Welke acties ga je ondernemen om inkomsten te genereren? Welke inkomstenbronnen boor je aan?

• Wat ga je doen in het geval van tegenvallende inkomsten?

Codes

• Je kent en werkt met de 3 culturele codes: Code Diversiteit & Inclusie, Fair Practice Code en Governance Code Cultuur.

• De organisatie onderschrijft de 3 codes en je legt uit hoe de codes worden toepast in beleid, begroting en/of dagelijks handelen.

• Je legt uit waar dit nog niet lukt, als dat het geval is.

• Je geeft een toelichting op wat de ambities zijn op het gebied van de codes.

Betekenis voor de stad

Geef in dit hoofdstuk aan op welke manier jouw organisatie bijdraagt aan de veelzijdigheid en diversiteit van het aanbod in de stad. Jouw plannen maken het totale aanbod in de stad meer divers en pluriform. Geef aan hoe je activiteiten bijdragen aan de aantrekkelijkheid van Deventer en/of haar buitengebied. Dit blijkt uit de wijze waarop de organisatie aangeeft hoe de activiteiten zich verhouden tot de lokale omgeving en het lokale aanbod.

Bij de beoordeling scoren die aanvragen het hoogst die: een kwalitatief goede invulling aan de criteria geven.

De Adviesraad Cultuur kan per deelcriterium 1 tot 4 punten geven. Bij de beoordeling is per deelcriterium gebruik gemaakt van de volgende waarderingsschaal, met waardering in woorden van ‘onvoldoende’ tot ‘goed’. Onderstaande toelichting helpt de Adviesraad Cultuur om de juiste waarderingswoorden te bepalen. Aan de waardering in woorden zijn punten gekoppeld voor een vertaling naar de rangorde.

Wanneer de aanvraag 9 of meer punten in totaal scoort, dan ontvang je een subsidie van de gemeente Deventer. De hoogte van de subsidie kan lager zijn dan het aangevraagde bedrag. Dit hangt af van de financieringsmix van het project.

In de begroting laat je zien welke uitgaven en inkomsten je verwacht en licht je de belangrijkste kostenposten toe. De begroting moet sluitend zijn. Je geeft inzicht in in ieder geval de volgende posten:

Je kan de voorschriften ook downloaden als PDF (pdf, 242 KB).